Cómo evitar reuniones inútiles y soporíferas (valga la redundancia)

La imagen está tomada de la galería de Frits Ahlefeldt en Flickr.
La imagen está tomada de la galería de Frits Ahlefeldt en Flickr.

Si llevas unos cuantos años trabajando es probable que hayas pasado ya cientos (¿miles?) de horas en reuniones. Con jef*s, compañer*s, soci*s, proveedor*s, client*s… Habrás participado en reuniones breves, centradas con eficacia en asuntos concretos sobre los que compartir información y/o decidir. Habrás tomado parte también, me temo, en encuentros confusos en los que no sabías muy bien a qué atenerte, sin orden del día, ni lista de personas convocadas, ni hora de finalización… un despropósito. Y quizás también en reuniones secuestro, esas en las que el convocante, generalmente un “alto” directivo, se aprovecha de su situación jerárquica para imponer sus desvaríos a las personas convocadas. Puede ser su obsesión contra el fútbol, su fanatismo (pseudo) moral, su ideología de mercadillo o cualquier otro tema. Tanto da. El caso es que se servirá de su “poder” (de convocatoria) para robar el tiempo de las personas convocadas.

Entre unas y otras reuniones puede que haya aumentado tu escepticismo y que cada vez que oyes la palabra “reunión” te den ganas de salir corriendo. Sin embargo, que se reúnan personas que participan en iniciativas comunes parece lo más natural del mundo. Y lo es. Siempre que se den, como mínimo, algunas condiciones.

  • ¿Es necesaria?: ¿Seguro? Pero… ¿seguro, seguro? ¿Sí? Bueno, pues en tal caso convócala. Si no se puede resolver con una conversación telefónica, un simple correo electrónico o cualquier otro procedimiento online, convoca la reunión. Pero, por si acaso, no dejes de responder previamente algunas preguntas: ¿es imprescindible?, ¿es conveniente?, ¿es el momento adecuado? Si respondes afirmativamente, adelante.
  • Convocatoria: Claridad y concisión. Orden del día, personas convocadas (todo el mundo tiene derecho a saber con quién va a pasar las próximas horas, ¿no?), horario de inicio (a respetar con exquisitez), horario de cierre (para que todo el mundo pueda organizar su jornada), persona que moderará la reunión, persona que levantará acta y la distribuirá después con los compromisos acordados… Vamos, lo que es saber de qué va el sarao y quién va a hacer qué.
  • Temas a tratar: Llámalo a la antigua usanza “orden del día” o mero listado de temas, pero concreta las reuniones que convoques o pide concreción cuando seas una de las personas convocadas. Reuniones que se hacen por rutina (como es lunes…), que se hacen sin temas conocidos o con simples vaguedades, son a menudo una molesta pérdida de tiempo. Que si se hacen para echar unas risas, están bien, muy bien. Pero de no ser así, ya me dirás qué sentido tienen. Con lo fácil que es enviar un correíto con la convocatoria en el que se diga: Asuntos a tratar: 1. Presentación por X de sus gestiones con Y. 2. Exposición por Z del balance económico de las jornadas A. Y así.
  • Preparación: Las reuniones no se improvisan. Aunque sólo fuera por respeto a las personas con las que vas a reunirte o a las que has convocado, tendrás que preparar tus intervenciones. No puedes ir a ver qué pasa. De lo contrario, la divagación, la pérdida de tiempo, el hablar por hablar… acabarán siendo la norma. Pero eso no es una reunión. Como mucho, una tertulia. Que puede tener su gracia, pero habrá que saberlo de antemano, ¿no? Por si no te sale a cuenta participar.
  • Moderación: Alguien, que bien puede ser quien la convoca (o no), la moderará con escrupuloso respeto a quienes asistan. Para que nadie sienta que le han tomado el pelo, que se trata de una trampa, de una tela de araña a la que han quedado adheridos. Con el empeño de que la reunión respete temas, tonos y tiempos, y que la gente salga de ella convencida de que ha tenido sentido. Una moderación dinámica, competente, efectiva, que deje buen recuerdo, en lugar de abandonar la reunión pensando, como ocurre a menudo: “¡menudo tostón! ¡con la cantidad de cosas que tengo que hacer”.
  • Duración: La justa, y de ahí para abajo. Nada de maratones en los que se acabe dando vueltas a temas no previstos por el mero afán de divagar (“ya que estamos…”). Para la generación de ideas ya existen otro tipo de metodologías. Una reunión de una hora, con un orden del día claro y bien dirigida, puede ser una bendición. Una reunión de una hora, convocada para tratar vaguedades y conducida al estilo flaneur, puede ser una pesadilla. Una reunión en la que sabes cuándo entras pero nunca cuándo sales, bueno eso ya es una perversión desde el más elemental sentido de la gestión de personas y proyectos.
  • Seguimiento: Puesto que las reuniones bien gestionadas se hacen con objetivos concretos y en ellas se toman decisiones específicas, se acordará el modo en el que quien asuma determinados compromisos va a informar a las personas concernidas (¡y sólo a ellas, por dios, que ya vale de infoxicación!) del resultado de sus gestiones. Porque esas reuniones en las que se habla, se habla, se habla, y no van a ningún sitio, o después nadie supervisa… ¡Menudo latazo!

En definitiva, si la reunión es necesaria, las personas convocadas reciben un orden del día preciso, alguien las modera con habilidad y eficacia, se preparan por las personas convocadas, se respeta el tiempo como si se tratara de la vida de la gente (que lo es), tienen un seguimiento que les de sentido… pueden ser reuniones efectivas en las que merezca la pena participar. En tales casos se sabe cuándo, dónde, quiénes, por qué, para qué, cómo… Las demás… bueno, habrá que pensárselo varias veces antes de mantenerlas. ¿No te parece?

Para profundizar en este asunto de las reuniones me parece muy recomendable este texto que hace años escribió el Equipo Crac: ¿Cómo acabar de una vez por todas con las reuniones peñazo?

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2 pensamientos en “Cómo evitar reuniones inútiles y soporíferas (valga la redundancia)”

  1. Muy buen post compañero. Otra vez bueno. Por añadí algo, echo en falta algo de los nuevos elementos boicoteadores de las reus: móvil, guasap, entradas y salidas, continuas interrupciones de terceras personas, y acabar hablando de pájaros y flores, como de relleno, si te parece. Y de quienes sólo quieren oírse o ser oídos.

    1. Gracias, Rai. Tienes toda la razón al referirte a esos “distractores” que comentas. A veces es sólo cuestión de educación. Es curioso que tratándose de una actividad a la que dedicamos tanto tiempo y de la que, en principio, esperamos resultados, falte tanta habilidad para organizarlas y dirigirlas adecuadamente. Vamos a las reuniones como si bastara con juntarse para que la cosa fluya. Y la verdad es que muchas veces no es así. Tampoco es que haya que hacer un máster, pero sí tomárselas en serio (que no es lo mismo que hacerlas aburridas).

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